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Obligations administratives

DPAE – Déclaration Préalable à l’Embauche
Salarié étranger : autorisation de travail
Registre du personnel
Retraite complémentaire obligatoire
Mutuelle et complémentaire santé
Visite d’information et de prévention
TESE – Titre Emploi Service Entreprise
Informations à communiquer

Obligations administratives

Le recrutement d’un salarié entraîne pour l’employeur certaines formalités vis-à-vis de l’administration mais également à l’égard du salarié embauché.

En cas de non-respect de ces formalités, l’employeur encourt des sanctions pénales pour travail illégal.

DPAE – Déclaration Préalable à l’Embauche

Vous devez déclarer toute embauche de salarié relevant du régime général de la Sécurité sociale, quels que soient la forme juridique de votre entreprise, son secteur d’activité, la taille de son effectif, les conditions d’exercice de la profession et la durée d’engagement de votre salarié.

La DPAE doit être effectuée dans les 8 jours qui précèdent l’embauche. Vous bénéficiez ainsi d’un moyen de preuve de la date réelle de l’embauche auprès des services de contrôle.

Une copie de la DPAE ou de son accusé réception par l’organisme destinataire doit être remise au salarié. Il est également possible, en lieu et place, de mentionner ledit organisme dans le contrat de travail et la date de réalisation de la déclaration.

La DPAE permet :

  • D’ouvrir les droits sociaux de votre salarié ;
  • D’être couvert en cas d’accident du travail de votre salarié,
  • De bénéficier de vos droits éventuels à une exonération ;
  • De satisfaire aux demandes des différentes administrations de contrôle et d’éviter toutes sanctions liées notamment, au travail dissimulé.

Si l'employeur n'effectue pas de DPAE, il s'expose à des sanctions civiles, administratives et pénales. En cas de dissimulation d'emploi salarié, l'employeur peut être condamné par le tribunal correctionnel.

Vous pouvez effectuer vos déclarations au format papier mais il est désormais plus facile de le faire par internet :

  • sur net-entreprises.fr, par saisie en ligne d’un formulaire ;
  • sur urssaf.fr s'il s'agit de votre premier salarié afin de créer votre compte employeur.

Le service est gratuit, rapide et sécurisé. Vous obtenez immédiatement l’accusé de réception de votre déclaration.

Les entreprises qui ont adressé plus de 50 DPAE au cours de l’année civile précédente, ont l’obligation de dématérialiser leurs DPAE sous peine de s’exposez à une pénalité.

Salarié étranger : autorisation de travail

Les ressortissants de l’Union européenne ainsi que l’Islande, le Liechtenstein, la Norvège et les ressortissants suisses ont le droit de chercher et d’occuper un emploi librement en France. Aucune autorisation de travail ni titre de séjour n’est requis, sous réserve de pouvoir présenter un document d’identité en cours de validité.

Lorsque le salarié est de nationalité étrangère (hors pays mentionnés), l’employeur doit vérifier avant l’embauche que l’intéressé possède une autorisation de travail en cours de validité.

« La situation de l'emploi ou l'absence de recherche préalable de candidats déjà présents sur le marché du travail n'est pas opposable à une demande d'autorisation de travail présentée pour un étranger non ressortissant d'un Etat membre de l'Union européenne, d'un autre Etat partie à l'Espace économique européen ou de la Confédération suisse souhaitant exercer une activité professionnelle dans un métier et une zone géographique caractérisés par des difficultés de recrutement et figurant sur la liste annexée au présent arrêté. » Article 1 de l’arrêté du 18/01/2008

https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000017937372/

Registre du personnel

Tout salarié nouvellement embauché doit être inscrit sur le registre unique du personnel.

La tenue de ce registre est obligatoire dès le 1er salarié embauché (ou dès l'arrivée d'un stagiaire).

Retraite complémentaire obligatoire

L'employeur a l'obligation d'affilier ses salariés aux institutions des retraites complémentaires de l'Agirc-Arrco, sans condition d'âge ou de nationalité.

Cette affiliation s'effectue par la transmission unique et dématérialisée de la déclaration sociale nominative (DSN) à l'ensemble des organismes qui gèrent la protection sociale des salariés.

Mutuelle et complémentaire santé

L'employeur doit faire bénéficier tous ses salariés qui ne disposent pas déjà d'une couverture complémentaire, quelle que soit leur ancienneté dans l'entreprise, d'un régime de remboursement complémentaire des frais de santé.

Le contrat est obligatoire pour les salariés, sauf dans les cas où le salarié peut refuser la mutuelle.

Vous choisissez librement l'assureur, auprès de qui vous négociez le contrat d'assurance. Votre participation doit être au moins égale à 50 % de la cotisation (le reste à la charge du salarié).

Au moment de l’embauche, vous transmettez un bulletin d'adhésion au salarié qui n'a aucune autre démarche à faire que de le compléter. Il reçoit ensuite à domicile, une attestation d'affiliation à la complémentaire santé.

Visite d’information et de prévention

Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous avez l'obligation d'organiser le suivi médical de vos salariés.

Pour cela, vous devez adhérer à un service de santé interentreprises, déclarer l'ensemble de vos effectifs et le mettre à jour au fur et à mesure des embauches et départs.

La Visite d'Information et de Prévention (VIP) est la nouvelle appellation de l'ex visite médicale. Elle doit être réalisée dans les 3 mois suivant l’embauche et a pour objectifs :

  • D’interroger le salarié sur son état de santé ;
  • De l'informer sur les risques éventuels auxquels l'expose son poste de travail, le sensibiliser sur les moyens de prévention à mettre en œuvre ;
  • D’identifier si son état de santé ou les risques auxquels il est exposé nécessitent une orientation vers le médecin du travail ;

De l'informer sur les modalités de suivi de son état de santé par le service et sur la possibilité dont il dispose, à tout moment, de bénéficier d'une visite à sa demande avec le médecin du travail.

TESE – Titre Emploi Service Entreprise

Le Titre emploi service entreprise (Tese) est un dispositif gratuit du réseau des Urssaf destiné à simplifier les formalités sociales liées à l'emploi de salariés (DPAE, contrat de travail, bulletins de paie, etc.) et à faire gagner du temps aux employeurs dans la gestion administrative de leur personnel.

Le Tese est un dispositif facultatif qui s'adresse :

  • aux entreprises de France métropolitaine relevant du régime général ;
  • aux entreprises de Guadeloupe, Martinique, Guyane, La Réunion et Saint-Martin relevant du régime général ou agricole.

Il permet aux entreprises de gérer l'ensemble de leurs salariés, quel que soit leur contrat de travail (CDI, CDD, contrat d'apprentissage...).

Tese Plaquette [pdf] 1010.62 Ko

Informations à communiquer

Le contrat de travail doit être écrit et remis signé au collaborateur dans les 48 heures suivant l’embauche. Celui-ci doit également être informé des éventuels convention et/ou accords collectifs applicables.

D’autres informations doivent également être communiquées au salarié notamment au sujet :

  • Du règlement intérieur ;
  • De l’entretien professionnel qui a lieu tous les deux ans ;
  • Du régime de prévoyance s’il y en a un ;
  • Des éventuels dispositifs d'épargne salariale ;
  • De la lutte contre le harcèlement et les discriminations.

Des risques professionnels liés au poste occupé et de leur prévention.

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